Los recibos del mes salen solos, y la remesa la aprueba una segunda persona.

El mes de recibos, paso a paso

1. Auladia prepara el lote del mes con lo que cada alumno tiene contratado (cuota, comedor, extraescolares, transporte) y aplica los descuentos y las becas.
2. Si los padres pagan a medias, cada parte se calcula al céntimo para que las dos sumen exactamente la cuota. En un 50 %, el céntimo sobrante lo paga quien figura como pagador principal.
3. El sistema prepara la prenotificación de cada familia con el importe y la fecha del cargo, con la antelación que haya pactado el colegio: 14 días si no se ha pactado otra.
4. El responsable económico genera la remesa: el fichero SEPA en el formato del banco, que se sube a la banca electrónica del colegio. Los mandatos bloqueados por una devolución anterior quedan fuera.
5. La directora, Montserrat Vidal, la revisa y la aprueba con el segundo factor. La dirección no tiene permiso para generar remesas, y el sistema no deja que la apruebe quien la ha generado.
6. Cuando subes el fichero de devoluciones del banco, cada recibo devuelto aparece en la cifra «Retornat» (devuelto) de la remesa con su motivo, y la familia lo ve como devuelto por el banco.

La pantalla de arriba es la remesa de septiembre del colegio inventado: liquidada, con las devoluciones contadas y, cargo por cargo, el recibo, quién paga y con qué mandato. Qué significa cada código de devolución y qué hacer con él lo explica la guía de la remesa SEPA.

Los mandatos en papel siguen valiendo

Un adeudo SEPA necesita un mandato firmado por el titular de la cuenta, con la referencia única y el identificador del acreedor, como pide el Reglamento (UE) 260/2012. Si el colegio ya los tiene en papel, se importan con el resto de datos y, cuando el centro declara dónde guarda el original, valen desde el primer mes: no hace falta escanearlos.

Una familia nueva da de alta la cuenta desde su portal, con el segundo factor, pero el mandato queda en borrador hasta que entrega en el centro la orden de domiciliación firmada. Un formulario web no recoge la firma que pide el banco, y un mandato sin firma el banco lo devuelve.

Quién ve cada recibo

• La madre de Pol, Rosa Sánchez, ve en su pantalla Hoy un solo recibo a su nombre: su mitad. El del padre, Marc Rovira, no lo ve, y él tampoco ve el de ella. Cada uno recibe su factura o su recibo.
• El alumno de 14 años o más con cuenta propia no ve nada de la economía de la familia: ni la cuota, ni los descuentos, ni el reparto.
• Si una resolución judicial priva a un progenitor de la patria potestad y pagaba una parte, sigue viendo y pagando sus recibos, y nada más.
• Aprobar una remesa para enviarla al banco y modificar un mandato piden el segundo factor.

La caja de ventanilla y el límite en efectivo

En ventanilla, Anna Ribera, la secretaria, cobra recibos en efectivo y registra las ventas de material pagadas en efectivo, con tarjeta o con Bizum, e imprime el justificante o la factura al momento.

La Ley 7/2012, art. 7 prohíbe pagar en efectivo las operaciones de 1.000 euros o más cuando una de las partes es empresario o profesional, y suma todos los pagos en que se haya fraccionado el mismo servicio. Auladia aplica el límite solo, también cuando los dos progenitores pagan por separado el mismo servicio.

Factura o recibo, según el IVA del colegio

La enseñanza escolar, la guarda y el comedor que presta el propio centro autorizado están exentos de IVA (Ley del IVA, art. 20.Uno.9.º), y esas operaciones no obligan a expedir factura (RD 1619/2012, art. 3). Por eso Auladia admite los dos modos: factura o recibo, según lo que te diga tu asesoría. La venta de material, con su IVA, se factura.

La facturación con VERI*FACTU está construida: el registro encadenado, el QR tributario y el envío a la Agencia Tributaria. La activaremos en tu colegio cuando hayamos firmado la declaración responsable y probado el envío con la Agencia, antes de las fechas del Real Decreto-ley 15/2025. Quién debe adaptarse y cuándo, en la guía de VERI*FACTU.

Preguntas frecuentes

Fuentes

Las normas y los documentos oficiales que cita esta página.

1. Reglamento (UE) n.º 260/2012, requisitos técnicos y empresariales de las transferencias y los adeudos domiciliados en euros EUR-Lex
2. Ley 7/2012, artículo 7: limitación de los pagos en efectivo BOE
3. Real Decreto 1619/2012, Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, artículo 3 BOE
4. Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido, artículo 20.Uno.9.º BOE
5. Real Decreto-ley 15/2025, disposición final primera: nuevos plazos de adaptación BOE

Esta página describe lo que hace Auladia el día de la revisión; lo que todavía no hace está en Próximamente. Publicada el 5 de octubre de 2026.