Guía
Cómo elegir un programa de gestión escolar sin equivocarse de pregunta.
Revisada el
La respuesta corta
Antes de mirar pantallas, pide el contrato de encargo del tratamiento, dónde se alojan los datos y cómo te vas el día que quieras: es lo que más cuesta cambiar después.
Después, haz que te enseñen con datos de prueba los casos difíciles de tu colegio: una familia separada, un alumno con una restricción judicial, la lista sin cobertura, una remesa con devoluciones.
Decide entre abril y julio y migra entre julio y septiembre: cambiar de programa a mitad de curso es lo que más duele.
Los datos: el contrato, el lugar y la salida
- El colegio es el responsable de los datos y el proveedor es el encargado. El artículo 28 del RGPD exige un contrato que diga qué hace con los datos, con qué subencargados y qué pasa al terminar. Pídelo antes de cargar cualquier dato real.
- La lista de subencargados (alojamiento, correo, copias) y dónde está cada uno. Los datos de menores, mejor dentro de la Unión Europea.
- La salida. El mismo artículo 28 dice que, al terminar el servicio, el proveedor debe suprimir o devolver los datos, a elección del colegio. Pregunta en qué formato: ficheros abiertos, no un PDF por alumno.
- El cambio de proveedor. El Reglamento de datos (UE) 2023/2854, aplicable desde el 12 de septiembre de 2025, obliga a los servicios en la nube a permitir cambiar de proveedor con un periodo de transición de 30 días como máximo, y prohíbe cobrar por cambiar a partir del 12 de enero de 2027.
Menores, salud y familias separadas
- Quién ve qué. Un docente no debería ver los datos de salud ni las resoluciones judiciales; el monitor de comedor, la dieta pero no el diagnóstico. Pide la tabla de permisos por rol.
- Las cuentas de los alumnos. Por debajo de los 14 años, el tratamiento basado en el consentimiento necesita el de los padres (LOPDGDD, art. 7). Pregunta qué puede hacer un alumno de 12 años con su cuenta.
- Las familias separadas: dos accesos, dos avisos, recibos repartidos, y una restricción judicial que el sistema no revele nunca a quien no debe conocerla.
- El registro: quién ha consultado un dato delicado, cuándo y por qué.
El día a día: lo que nota todo el mundo
- La app en los móviles de las familias y del profesorado: si está en las tiendas y qué hace sin cobertura.
- Pasar lista en un aula sin red, y que no se pierda.
- La velocidad: abre la pantalla Hoy con un colegio de tamaño real, no con diez alumnos.
- Los idiomas de la interfaz para las familias.
Los cobros
- Remesas SEPA con prenotificación, devoluciones por motivo y mandatos en papel que se puedan importar sin volver a firmarlos.
- VERI*FACTU: si el colegio emite facturas, el programa debe estar adaptado antes del 1 de enero de 2027 (impuesto sobre sociedades) o del 1 de julio de 2027 (resto), según el Real Decreto-ley 15/2025. Pregunta si el productor del programa ha firmado la declaración responsable.
- El modelo de precio: por alumno, por docente o por módulo, y qué cuesta la implantación y la salida.
El ENS, solo si toca
El Esquema Nacional de Seguridad se aplica al sector público y a los proveedores privados que le prestan servicios. Un colegio concertado o privado no está obligado por ley a exigirlo, aunque es una buena referencia de medidas. Si el centro es público o de un patronato municipal, sí.
La lista, con lo que hace Auladia hoy
| La pregunta | Qué pedir que te enseñen | Auladia hoy |
|---|---|---|
| Contrato de encargo y subencargados | El contrato y la lista, antes de firmar | Sí. Se firma antes de cargar cualquier dato real, y la lista de subencargados es pública. |
| Dónde están los datos | El país y el proveedor | Con matiz: se alojarán en la Unión Europea (Amazon Web Services), también las copias cifradas. La producción está preparada y se pone en marcha con el primer colegio. |
| Quién ve qué | La tabla de permisos por rol | Sí. Ningún docente ve salud ni resoluciones judiciales, y cada consulta delicada queda registrada. |
| Familias separadas | Una familia con dos accesos y el recibo al 50 % | Sí. Cada progenitor tiene su acceso, sus avisos y sus recibos. |
| Lista sin cobertura | El aula en modo avión | Sí. Se guarda cifrada en el móvil y se envía cuando vuelve la red. |
| La app en las tiendas | El enlace de App Store y Google Play | Con matiz: la app para iPhone, iPad y Android está en fase piloto. |
| Remesas SEPA y devoluciones | Una remesa con tres recibos devueltos | Sí. Prenotificación, devoluciones por motivo y mandatos en papel importados. |
| Pago con tarjeta o Bizum | Un recibo pagado en línea | Todavía no: en preparación. Por ahora, domiciliación o ventanilla. |
| VERI*FACTU | La declaración responsable firmada | Con matiz: desarrollado; se activa cuando hayamos firmado la declaración responsable y probado el envío con la Agencia Tributaria. |
| Documentos oficiales y RALC | Actas, historial y el intercambio con la Administración | En parte: las actas de final de curso y el historial, sí; el RALC, el traslado y el consejo orientador, todavía no. |
| Salida de datos | Una exportación completa de prueba | Sí: las tablas en CSV y JSON, los PDF, VERI*FACTU, las remesas, los documentos y las fotos. |
| ENS | La certificación | Todavía no: muchas medidas ya están aplicadas, pero no hay certificación. |
Preguntas frecuentes
¿Cuándo es el mejor momento para cambiar de programa?
Decidir entre abril y julio, y migrar entre julio y septiembre, cuando el colegio no tiene clases. A mitad de curso, el colegio trabaja con dos sistemas a la vez.
¿Un colegio concertado debe exigir el Esquema Nacional de Seguridad?
Por ley, no: se aplica al sector público y a quienes le prestan servicios. Es una referencia útil para preguntar qué medidas tiene el proveedor.
¿Qué debo preguntar sobre la salida de los datos?
En qué formato salen (ficheros abiertos), qué incluye (expedientes, familias, recibos, fotos), cuánto tiempo tienes para descargarlo y cuándo se borra. El contrato de encargo debe decirlo.
Por alumno o por docente: ¿qué modelo de precio es mejor?
Por alumno, el coste crece con el tamaño del colegio. Por docente o por familia, cada contratación o cada familia nueva encarece el servicio. Mira también qué cuesta la implantación y si hay permanencia.
¿Cómo sé si el programa aguantará un colegio de mi tamaño?
Pide una demo con datos de prueba de un colegio como el tuyo, no con una clase de diez alumnos, y abre las pantallas del día: la lista, los recibos, la pantalla Hoy de la dirección.
Cómo lo hace Auladia
En la demo repasamos contigo esta misma lista con un colegio inventado de tamaño real: entras como directora, como tutora y como madre separada, y ves qué hace cada una y qué no ve.
Por ahora, Auladia no hace el intercambio con el RALC ni el informe por traslado, y no tiene la certificación del ENS. Si tu colegio lo necesita, te lo diremos antes de nada.
Pedir una demoFuentes
Las normas y los documentos oficiales que cita esta guía.
- Reglamento (UE) 2016/679, general de protección de datos, artículo 28 EUR-Lex
- Ley Orgánica 3/2018, de protección de datos personales, artículo 7 BOE
- Reglamento (UE) 2023/2854, de datos (Data Act), capítulo VI: cambio entre servicios de tratamiento de datos EUR-Lex
- Real Decreto 311/2022, Esquema Nacional de Seguridad, artículo 2 BOE
- Real Decreto 1007/2023, requisitos de los sistemas informáticos de facturación BOE
- Real Decreto-ley 15/2025, nuevos plazos de VERI*FACTU BOE
Esta guía explica la norma; no es asesoramiento jurídico ni fiscal. Publicada el .
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En la demo te enseñamos cómo lo hace Auladia con los datos de un colegio inventado, y lo que todavía no hace.
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