Guía
La remesa SEPA en el colegio, y qué hacer cuando el banco devuelve un recibo.
Revisada el
La respuesta corta
Para cobrar las cuotas por domiciliación, el colegio necesita un mandato firmado por cada titular de cuenta, debe avisar a la familia del importe y la fecha antes del cargo (14 días naturales, si no se ha pactado otro plazo) y envía al banco un fichero con todos los recibos del mes: la remesa.
Una familia puede pedir a su banco que le devuelva un recibo domiciliado durante 8 semanas sin dar ningún motivo, y hasta 13 meses si el cargo no estaba autorizado. Devolver el recibo deshace el cargo, pero no anula lo que se debe: el colegio tendrá que cobrarlo por otra vía.
Qué hace falta antes de la primera remesa
- El identificador de acreedor SEPA del colegio, que facilita el banco. Figura en cada mandato y en cada remesa.
- Un mandato por cada cuenta que paga, firmado por el titular. Dice quién cobra, a qué cuenta, si el cobro es periódico y lleva una referencia única. Lo exige el Reglamento (UE) 260/2012 para los adeudos en euros.
- Las condiciones de matrícula, donde el colegio dice qué cobrará, cuándo y cómo avisará. Si se quiere avisar con menos de 14 días, hay que pactarlo aquí.
El mes, paso a paso
- Secretaría prepara los recibos del mes: cuotas, comedor, acogida, extraescolares, descuentos y becas.
- Cada familia recibe la prenotificación con el importe y la fecha del cargo. Las normas del esquema SEPA Core (el rulebook) del European Payments Council fijan 14 días naturales de antelación si las partes no han pactado otro plazo.
- Se genera la remesa: un fichero XML ISO 20022 que se sube a la banca electrónica del colegio.
- Una segunda persona la revisa y la aprueba. Quien genera la remesa no debería ser quien la aprueba: es el control más sencillo contra un error de mil recibos.
- El banco carga los recibos el día indicado. Los que no se pueden cobrar se devuelven con un código de motivo.
Las devoluciones: quién puede devolver un recibo y hasta cuándo
En el esquema SEPA Core, el que usan los colegios con las familias, quien paga tiene derecho a pedir a su banco la devolución de un recibo autorizado durante 8 semanas desde el cargo, sin justificarlo. Si el cargo no estaba autorizado (no había mandato, o no era válido), el plazo es de 13 meses. Lo explica el Portal del Cliente Bancario del Banco de España, sobre el Real Decreto-ley 19/2018.
La devolución no dice nada sobre la deuda. Si la cuota se debía, se sigue debiendo. El Banco de España recuerda que devolver un recibo puede hacer pensar al acreedor que se ha cancelado el servicio y que conviene explicar el motivo (fuente).
Qué hacer según el motivo
El código que devuelve el banco dice qué ha pasado. No todas las devoluciones se tratan igual:
| Código | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| AM04 | Fondos insuficientes. | Se puede volver a presentar, con un nuevo aviso a la familia. Un límite de reintentos evita comisiones en cadena. |
| MD06 | La familia ha pedido la devolución. | No se vuelve a presentar sin hablar antes con la familia. Puede ser un error de importe o un desacuerdo. |
| MS02 | El cliente ha ordenado no pagar, sin motivo. | Como MD06: una persona de secretaría llama o escribe. |
| AC04 | Cuenta cancelada. | Hace falta una cuenta nueva y un mandato nuevo. Volver a presentarlo en la misma cuenta solo genera otra comisión. |
| MD01 | No hay mandato, o no es válido. | Hace falta un mandato firmado antes de volver a cobrar por domiciliación. |
La comisión de devolución y el cobro por otra vía
El banco del colegio cobra una comisión por cada recibo devuelto. Repercutirla a la familia solo tiene base si las condiciones de matrícula que la familia ha aceptado lo prevén, y por el importe real.
Si la familia paga en ventanilla, recordad el límite de pago en efectivo: 1.000 euros cuando una de las partes actúa como empresario o profesional (Ley 7/2012, art. 7). Por encima, transferencia.
Preguntas frecuentes
¿Una familia puede devolver el recibo del comedor sin decir por qué?
Sí. Durante 8 semanas desde el cargo, en un adeudo SEPA Core autorizado, el banco de la familia debe devolverlo sin pedir motivo. La deuda no desaparece: el colegio la cobra por otra vía.
¿Con cuánta antelación tenemos que avisar del cargo?
Con 14 días naturales, salvo que las condiciones aceptadas por la familia digan otro plazo. Muchos colegios comunican una sola vez, a principio de curso, el calendario y los importes fijos, y después solo avisan de los cambios.
¿Los mandatos en papel de hace años siguen valiendo?
Sí, si se han usado. Según el Banco de España, un mandato caduca si pasan 36 meses sin ningún cobro. El colegio debe guardar el original mientras lo use.
¿Los padres separados que pagan la mitad cada uno necesitan dos mandatos?
Sí. Cada progenitor paga desde su cuenta, con su mandato y su recibo. Si uno devuelve su parte, la otra sigue cobrada.
¿Podemos cobrar a la familia la comisión que nos cobra el banco?
Solo si lo dicen las condiciones de matrícula que la familia ha aceptado, y por el importe real de la comisión.
Cómo lo hace Auladia
Cada mes prepara el lote de recibos con las cuotas, los descuentos, las becas y el reparto entre progenitores: si cada uno paga la mitad, cada parte se calcula al céntimo y el céntimo sobrante lo paga quien figura como pagador principal. La prenotificación sale con el importe y la fecha, con la antelación que haya pactado el colegio (14 días por defecto), y la remesa es el fichero que secretaría sube al banco. Quien la aprueba no puede ser quien la ha generado.
Cuando subes el fichero de devoluciones del banco, cada recibo devuelto queda con su motivo y va al circuito que le toca: reintento si son fondos insuficientes, revisión por una persona si la familia ha ordenado no pagar, mandato nuevo si la cuenta se ha cerrado. Los mandatos firmados en papel se importan y valen desde el primer mes, si el colegio declara dónde guarda el original.
El pago con tarjeta y Bizum y la pantalla para revocar un mandato están en preparación. Por ahora, un recibo devuelto se cobra en ventanilla o por transferencia.
El día de la secretaría con AuladiaFuentes
Las normas y los documentos oficiales que cita esta guía.
- Reglamento (UE) n.º 260/2012, requisitos técnicos y empresariales de las transferencias y los adeudos domiciliados en euros EUR-Lex
- Real Decreto-ley 19/2018, de servicios de pago y otras medidas urgentes en materia financiera BOE
- SEPA Direct Debit Core Rulebook European Payments Council
- Adeudos directos SEPA Banco de España, web SEPA España
- Adeudos domiciliados Banco de España, Portal del Cliente Bancario
- ¿Qué pasa si devuelvo algún recibo? Banco de España, Portal del Cliente Bancario
- Ley 7/2012, artículo 7: limitación de los pagos en efectivo BOE
Esta guía explica la norma; no es asesoramiento jurídico ni fiscal. Publicada el .
¿Quieres verlo en pantalla?
En la demo te enseñamos cómo lo hace Auladia con los datos de un colegio inventado, y lo que todavía no hace.
Pedir una demo