Guia
La remesa SEPA a l’escola, i què fer quan el banc torna un rebut.
Revisada el
La resposta curta
Per cobrar les quotes per domiciliació, l’escola necessita un mandat signat per cada titular de compte, ha d’avisar la família de l’import i la data abans del càrrec (14 dies naturals, si no s’ha pactat un altre termini) i envia al banc un fitxer amb tots els rebuts del mes: la remesa.
Una família pot demanar al seu banc que li torni un rebut domiciliat durant 8 setmanes sense donar cap motiu, i fins a 13 mesos si el càrrec no estava autoritzat. Tornar el rebut desfà el càrrec, però no anul·la el que es deu: l’escola l’ha de cobrar per un altre camí.
Què cal abans de la primera remesa
- L’identificador de creditor SEPA de l’escola, que dona el banc. Va a cada mandat i a cada remesa.
- Un mandat per cada compte que paga, signat pel titular del compte. Diu qui cobra, a quin compte, si el cobrament és periòdic i porta una referència única. Ho exigeix el Reglament (UE) 260/2012 per als càrrecs domiciliats en euros.
- Les condicions de matrícula, on l’escola diu què cobrarà, quan i com avisarà. Si es vol avisar amb menys de 14 dies, s’ha de pactar aquí.
El mes, pas a pas
- La secretaria prepara els rebuts del mes: quotes, menjador, acollida, extraescolars, descomptes i beques.
- Cada família rep la prenotificació amb l’import i la data del càrrec. El rulebook SEPA Core de l'European Payments Council fixa 14 dies naturals d’antelació si les parts no n’han pactat un altre.
- Es genera la remesa: un fitxer XML ISO 20022 que es puja a la banca en línia de l’escola.
- Una segona persona la revisa i l’aprova. Qui genera la remesa no hauria de ser qui l’aprova: és el control més senzill contra un error de mil rebuts.
- El banc carrega els rebuts el dia indicat. Els que no es poden cobrar tornen amb un codi de motiu.
Les devolucions: qui pot tornar un rebut i fins quan
En l’esquema SEPA Core, que és el que fan servir les escoles amb les famílies, qui paga té dret a demanar al seu banc la devolució d’un rebut autoritzat durant 8 setmanes des del càrrec, sense justificar-ho. Si el càrrec no estava autoritzat (no hi havia mandat, o no era vàlid), el termini és de 13 mesos. Ho explica el Portal del Cliente Bancario del Banco de España, sobre el Reial decret llei 19/2018.
La devolució no diu res sobre el deute. Si la quota es devia, es continua devent. El Banco de España recorda que tornar un rebut pot fer pensar al creditor que s’ha cancel·lat el servei i que convé explicar-ne el motiu (font).
Què fer segons el motiu
El codi que torna el banc diu què ha passat. No tots els retorns es tracten igual:
| Codi | Què vol dir | Què fer |
|---|---|---|
| AM04 | Fons insuficients. | Es pot tornar a presentar, amb un nou avís a la família. Un límit de reintents evita comissions en cadena. |
| MD06 | La família ha demanat la devolució. | No es torna a presentar sense parlar-hi. Pot ser un error d’import o un desacord. |
| MS02 | El client ha ordenat no pagar, sense motiu. | Com MD06: una persona de secretaria truca o escriu. |
| AC04 | Compte cancel·lat. | Cal un compte nou i un mandat nou. Tornar-lo a presentar al mateix compte només genera una altra comissió. |
| MD01 | No hi ha mandat, o no és vàlid. | Cal un mandat signat abans de tornar a cobrar per domiciliació. |
La comissió de devolució i el cobrament per un altre camí
El banc de l’escola cobra una comissió per cada rebut tornat. Repercutir-la a la família només té base si les condicions de matrícula que la família ha acceptat ho preveuen, i per l’import real.
Si la família paga a la finestreta, recordeu el límit de pagament en efectiu: 1.000 euros quan una de les parts actua com a empresari o professional (Llei 7/2012, art. 7). Per sobre, transferència.
Preguntes freqüents
Una família pot tornar el rebut del menjador sense dir per què?
Sí. Durant 8 setmanes des del càrrec, en un càrrec SEPA Core autoritzat, el banc de la família l’ha de retornar sense demanar motiu. El deute no desapareix: l’escola el cobra per un altre camí.
Amb quanta antelació hem d’avisar del càrrec?
14 dies naturals, tret que les condicions acceptades per la família diguin un altre termini. Moltes escoles avisen una sola vegada a l’inici de curs del calendari i els imports fixos, i després només dels canvis.
Els mandats en paper de fa anys continuen valent?
Sí, si s’han fet servir. Segons el Banco de España, un mandat caduca si passen 36 mesos sense cap cobrament. L’escola n’ha de guardar l’original mentre el faci servir.
Els pares separats que paguen la meitat cadascun necessiten dos mandats?
Sí. Cada progenitor paga del seu compte, amb el seu mandat i el seu rebut. Si un torna la seva part, l’altra continua cobrada.
Podem cobrar a la família la comissió que ens cobra el banc?
Només si ho diuen les condicions de matrícula que la família ha acceptat, i per l’import real de la comissió.
Com ho fa Auladia
Cada mes prepara el lot de rebuts amb les quotes, els descomptes, les beques i el repartiment entre progenitors: si cadascú paga la meitat, cada part va al cèntim i el cèntim senar el paga qui figura com a pagador principal. La prenotificació surt amb l’import i la data, amb l’antelació que hagi pactat l’escola (14 dies per defecte), i la remesa és el fitxer que la secretaria puja al banc. Qui l’aprova no pot ser qui l’ha generada.
Quan puges el fitxer de devolucions del banc, cada rebut tornat queda amb el seu motiu i va al circuit que li toca: reintent si són fons insuficients, revisió per una persona si la família ha ordenat no pagar, mandat nou si el compte s’ha tancat. Els mandats signats en paper s’importen i valen des del primer mes, si l’escola declara on en guarda l’original.
El pagament amb targeta i Bizum i la pantalla per revocar un mandat són en preparació. Avui un rebut tornat es cobra a la finestreta o per transferència.
El dia de la secretaria amb AuladiaFonts
Les normes i els documents oficials que cita aquesta guia.
- Reglamento (UE) n.º 260/2012, requisitos técnicos y empresariales de las transferencias y los adeudos domiciliados en euros EUR-Lex
- Real Decreto-ley 19/2018, de servicios de pago y otras medidas urgentes en materia financiera BOE
- SEPA Direct Debit Core Rulebook European Payments Council
- Adeudos directos SEPA Banco de España, web SEPA España
- Adeudos domiciliados Banco de España, Portal del Cliente Bancario
- ¿Qué pasa si devuelvo algún recibo? Banco de España, Portal del Cliente Bancario
- Ley 7/2012, artículo 7: limitación de los pagos en efectivo BOE
Aquesta guia explica la norma; no és assessorament jurídic ni fiscal. Publicada el .
Ho vols veure a la pantalla?
A la demo t’ensenyem com ho fa Auladia amb les dades d’una escola inventada, i què encara no fa.
Demana una demo