Guía
Migrar desde Clickedu, Alexia o una hoja de cálculo sin perder nada por el camino.
Revisada el
La respuesta corta
Un cambio de programa de gestión se decide en primavera y se hace en verano, nunca a mitad de curso: se exportan los listados (alumnado, familias, grupos, mandatos y tarifas), se limpian antes de importarlos y se revisan con secretaría antes de confirmar.
Lo que el programa nuevo no hace, como las actas oficiales o el historial, se queda en el antiguo, con acceso mientras tengáis que conservarlo. Los mandatos SEPA no hay que volver a firmarlos: son entre la familia y el colegio, no con el programa.
El calendario que funciona
- De abril a junio: decidir. Pide una demo con un listado real tuyo (sin datos de salud) y pregunta qué puede importar y qué no.
- Junio: pedir las exportaciones al programa actual y firmar el contrato de encargo del tratamiento con el proveedor nuevo, antes de pasarle ningún dato.
- Julio: importar, revisar los duplicados y los datos incompletos, y confirmar.
- Agosto y septiembre: configurar el curso (grupos, horarios, tarifas), formar a la dirección, la secretaría y el profesorado, e invitar a las familias.
- El primer mes: los dos programas accesibles, el nuevo para trabajar y el antiguo para consultar.
Qué tienes que exportar
- Alumnado: nombre, fecha de nacimiento, documento, curso y grupo del curso que viene.
- Familias y tutores legales: quién es cada persona, su relación con el alumno, si tiene la patria potestad, teléfonos, correo y dirección.
- Mandatos SEPA: titular, IBAN, referencia única del mandato y fecha de firma.
- Tarifas, descuentos y becas de cada familia.
- Salud y alergias, solo lo que el centro necesita y aparte: son datos de categoría especial (RGPD, art. 9) y no deberían viajar en una hoja de cálculo por correo.
Limpiar antes de importar
Después de años en un programa, casi siempre aparece el mismo alumno dos veces, hay hermanos con familias duplicadas y quedan direcciones antiguas. Es más fácil arreglarlo antes que después.
Las familias separadas necesitan dos hogares, cada uno con su contacto y, si procede, su parte de los recibos. Las restricciones judiciales no deben ir en una hoja de cálculo: las registra secretaría directamente en el programa nuevo, con la resolución delante.
Qué se queda en el programa antiguo
Las actas, el historial académico y los documentos oficiales que el programa nuevo no genere. Antes de dar de baja el servicio, pregunta al proveedor cómo accederás a ellos mientras debas conservarlos: un acceso de consulta o una exportación en PDF.
El contrato y los datos durante el cambio
El nuevo proveedor trata los datos por cuenta del colegio, y hace falta un contrato de encargo del tratamiento antes de cargar ningún dato real (RGPD, art. 28). El mismo artículo dice que, al terminar el servicio, el proveedor antiguo debe suprimir o devolver los datos, a elección del colegio, y borrar las copias, salvo que una ley obligue a conservar alguna.
Desde el 12 de septiembre de 2025, el Reglamento de Datos (UE) 2023/2854 regula el cambio entre servicios de tratamiento de datos, una categoría en la que entran los programas que se usan en la nube. Los contratos deben prever, entre otras cosas, un preaviso de dos meses como máximo, un periodo de transición de 30 días naturales y un plazo de al menos 30 días para recuperar los datos. Las tarifas por cambiar de proveedor deben desaparecer del todo a partir del 12 de enero de 2027. Revisa qué dice tu contrato actual.
Los mandatos SEPA no se vuelven a firmar
El mandato autoriza al colegio, que es el acreedor, a cobrar de la cuenta de la familia. No autoriza al programa. Si el colegio y su identificador de acreedor no cambian, los mandatos siguen vigentes: lo que hay que conservar es la referencia única de cada uno, la fecha de firma y el original. Un mandato solo caduca si pasan 36 meses sin ningún cobro (Banco de España, web SEPA España).
Preguntas frecuentes
¿Tenemos que volver a pedir la firma de los mandatos a todas las familias?
No. El mandato es entre la familia y el colegio. Al cambiar de programa se pasan la referencia, la fecha de firma y la cuenta, y el original en papel sigue guardado en el colegio.
¿Podemos cambiar de programa a mitad de curso?
Se puede, pero es el peor momento: hay notas a medio poner, recibos en curso y familias acostumbradas a una app. El verano da margen para revisar los datos sin prisa.
¿Qué pasa con el historial y las actas de cursos anteriores?
Se quedan en el programa antiguo, o en una exportación en PDF, mientras tengáis que conservarlos. Antes de firmar la baja, deja por escrito con el proveedor cómo accederéis.
¿El proveedor antiguo nos puede cobrar por darnos los datos?
Depende del contrato. El Reglamento de Datos limita las tarifas por cambiar de proveedor de servicios de tratamiento de datos y las suprime a partir del 12 de enero de 2027.
¿Quién hace el trabajo de la importación?
Debe ser compartido: el proveedor nuevo prepara y vincula los datos, y secretaría, que los conoce, revisa los duplicados y los datos que faltan antes de confirmar.
Cómo lo hace Auladia
La importación la hacemos nosotros, con tu secretaría. De Clickedu y de Alexia no tenemos un importador propio: usamos los listados que esos programas exportan en hoja de cálculo, con una hoja para cada cosa (alumnado, familias, mandatos). El nombre del fichero dice qué es, y si una hoja no se entiende, te lo preguntamos: no lo adivinamos. De GWIDO importamos los seis listados que exporta.
Antes de confirmar, la importación te muestra qué entrará, los posibles duplicados y los datos incompletos, y no se confirma nada hasta que secretaría lo ha revisado. Durante las 24 horas siguientes se puede deshacer. Los mandatos firmados en papel se importan y valen desde el primer mes, si el colegio declara dónde guarda el original.
Auladia hace las actas oficiales y el historial desde que entras, pero no importa los de cursos anteriores ni hace el intercambio con el RALC, y el importador de GWIDO todavía no se ha probado con la exportación real de un centro.
Cambiar a AuladiaFuentes
Las normas y los documentos oficiales que cita esta guía.
- Reglamento (UE) 2016/679, general de protección de datos, artículos 9 y 28 EUR-Lex
- Reglamento (UE) 2023/2854, de Datos, capítulo VI: cambio entre servicios de tratamiento de datos EUR-Lex
- Adeudos directos SEPA Banco de España, web SEPA España
Esta guía explica la norma; no es asesoramiento jurídico ni fiscal. Publicada el .
¿Quieres verlo en pantalla?
En la demo te enseñamos cómo lo hace Auladia con los datos de un colegio inventado, y lo que todavía no hace.
Pedir una demo