Migrar des de Clickedu, Alexia o un full de càlcul sense perdre res pel camí.

El calendari que funciona

1. D'abril a juny: decidir. Demana una demo amb un llistat real teu (sense dades de salut) i pregunta què pot importar i què no.
2. Juny: demanar les exportacions al programa actual i signar el contracte d'encàrrec del tractament amb el proveïdor nou, abans de passar-li cap dada.
3. Juliol: importar, revisar els duplicats i les dades incompletes, i confirmar.
4. Agost i setembre: configurar el curs (grups, horaris, tarifes), formar la direcció, la secretaria i el professorat, i invitar les famílies.
5. El primer mes: tots dos programes accessibles, el nou per treballar i l'antic per consultar.

Què has d’exportar

• Alumnat: nom, data de naixement, document, curs i grup del curs vinent.
• Famílies i tutors legals: qui és cada persona, la relació amb l'alumne, si té la pàtria potestat, telèfons, correu i adreça.
• Mandats SEPA: titular, IBAN, referència única del mandat i data de signatura.
• Tarifes, descomptes i beques de cada família.
• Salut i al·lèrgies, només el que el centre necessita i a part: són dades de categoria especial (RGPD, art. 9) i no haurien de viatjar en un full de càlcul per correu.

Netejar abans d’importar

Després d'anys en un programa, gairebé sempre hi ha el mateix alumne dues vegades, germans amb famílies duplicades i adreces antigues. És més fàcil arreglar-ho abans que després.

Les famílies separades necessiten dues llars, cadascuna amb el seu contacte i, si escau, la seva part dels rebuts. Les restriccions judicials no s'han de passar en un full de càlcul: les registra la secretaria directament al programa nou, amb la resolució al davant.

Què es queda al programa antic

Les actes, l'historial acadèmic i els documents oficials que el programa nou no generi. Abans de donar de baixa el servei, pregunta al proveïdor com hi accediràs mentre els hagis de conservar: un accés de consulta o una exportació en PDF.

El contracte i les dades durant el canvi

El nou proveïdor tracta les dades per compte de l'escola, i cal un contracte d'encàrrec del tractament abans de carregar-hi cap dada real (RGPD, art. 28). El mateix article diu que, quan acaba el servei, l'antic proveïdor ha de suprimir o retornar les dades, a elecció de l'escola, i esborrar-ne les còpies, llevat que una llei n'obligui a conservar alguna.

Des del 12 de setembre de 2025, el Reglament de dades (UE) 2023/2854 regula el canvi entre serveis de tractament de dades, una categoria on entren els programes que es fan servir al núvol. Els contractes han de preveure, entre altres coses, un preavís de dos mesos com a màxim, un període de transició de 30 dies naturals i un termini d'almenys 30 dies per recuperar les dades. Les tarifes per canviar de proveïdor han de desaparèixer del tot a partir del 12 de gener de 2027. Revisa què diu el teu contracte actual.

Els mandats SEPA no es tornen a signar

El mandat autoritza l'escola, que és la creditora, a cobrar del compte de la família. No l'autoritza el programa. Si l'escola i el seu identificador de creditor no canvien, els mandats continuen vigents: el que cal és conservar la referència única de cada un, la data de signatura i l'original. Un mandat només caduca si passen 36 mesos sense cap cobrament (Banco de España, web SEPA España).

Preguntes freqüents

Fonts

Les normes i els documents oficials que cita aquesta guia.

1. Reglamento (UE) 2016/679, general de protección de datos, artículos 9 y 28 EUR-Lex
2. Reglamento (UE) 2023/2854, de Datos, capítulo VI: cambio entre servicios de tratamiento de datos EUR-Lex
3. Adeudos directos SEPA Banco de España, web SEPA España

Aquesta guia explica la norma; no és assessorament jurídic ni fiscal. Publicada el 5 d’octubre del 2026.